Мощность конференц-зала

Мы все хотим, чтобы наши встречи шли хорошо. Как хозяева, мы, как правило, сосредоточены на повестке дня и участников. Мы хотим добавить структуру в процесс, и мы хотим, чтобы там были правильные люди по правильным причинам. Как ведущие на встречах, мы, как правило, концентрируемся в основном на наших презентациях. Поэтому мы точно настраиваем наши ключевые моменты и настраиваем наши визуальные эффекты. Тем не менее, если вы отвечаете за встречу, контроль над выходом должен иметь первостепенное значение в вашем сознании.

Концепция контроля была очерчена на протяжении многих лет, но она по-прежнему имеет такую ​​же ценность, как и когда-либо. Фактически, контроль может быть еще более важным в нашем обществе с его быстроразвивающимися коммуникациями и постоянно меняющейся средой. Если концепция касается вас, подумайте об этом, а не возьмите на себя ответственность. Рассмотрите это как ответственность, обязательство, если хотите, для ваших участников. Действуйте на этом как обязанность обеспечить, чтобы они получали максимально возможную выгоду от участия. Вы можете выполнить большую часть этого, просто сосредоточившись на ключевых элементах самой комнаты. Вот некоторые конкретные советы, которые помогут.

Room Layout С опытом, можно рассчитать комнату и «прочитать» динамику мощности, которая, скорее всего, будет проходить внутри нее. Вы можете определить большую часть этого, просто зная неписаные «правила» для тех, кто сидит там, где в любой заданной комнате. Чтобы определить психологию комнаты, начните с рассмотрения конфигурации таблицы. В большинстве комнат используется один из этих четырех основных макетов: 1) Длинный стол 2) Закрытый квадратный треугольник или «U» 4) Круглый

Где лидеры сидят «Силовые» позиции каждого зависят, частично , о том, как размещаются: двери, окна, презентационные доски, ключевое освещение и телефон. Как правило, высокопоставленный человек будет занимать кресло, которое делает каждое из них наиболее удобным для него или нее. Смещение — еще одно соображение. Как правило, люди с более низким рейтингом сидят в креслах, которые расположены ближе всего друг к другу. Чаще всего будет больше места для стола, выделенного для человека. Это часто делается тонко человеком, который излагает книги для инструктажа, прокладки, ручки, стаканы для воды или другие приспособления. Если вы когда-либо перемещали свои предметы ближе к другому участнику, — только для того, чтобы заметить его или ее тонкую (иногда) легкость их обратно в ваше «пространство», вы знаете, что это такое.

Исследование проксимик или «зон» может многое сказать об этом.

* Силовой человек сидит — или должен сидеть — на одном конце длинного стола. Какой конец будет зависеть от всех других факторов.
* В закрытом квадрате договоренность, он или она будет сидеть на стороне, которая обеспечивает, что обеспечивает наибольшее удобство.
* Он или она почти всегда будет сидеть посреди закрытого конца подковы или конфигурации «U».
* Настройка круглого стола также обеспечивает положение власти, несмотря на легенды о рыцарях короля Артура. Опять же, власть человек будет постоянно сидеть, где он или она считает, что вещи являются наиболее удобными.

Ключом к успеху в управлении мощностью или использованием ее в ваших интересах является следующее: Прибытие рано и проверить все в комнате. Сделайте все возможное, чтобы опрокинуть весы в свою пользу, не будучи слишком очевидным. Не оставляйте ничего случайного. Это тот подход, который я принимаю, когда я перехожу к объекту клиента для проведения семинара в конференц-зале. Чаще всего клиент позволяет мне настроить все для моего удобства. Тем не менее, я могу иногда ожидать, что некоторые изменения не будут жить к тому моменту, когда участники пройдут через дверь. Довольно часто это приводит к тому, что домашний персонал организации пытается убедиться, что все «правильно». Итак, если можете, обязательно включите их в свой план.

Управление элементами управления . Когда вы находитесь в комнате, найдите выключатели и диммеры. Позволяют ли вам освещать аудиторию, пока вы темнеете область, где ваши изображения будут отображаться на экране? Достаточно ли света для видеозаписи, если это включено в планы? Если есть прожектор, или если над головой освещают блики, убедитесь, что он не будет сиять в ваших глазах. Солнечный свет также может стать отвлечением. Комната, которая была прекрасна, когда небо было облачно, может внезапно стать ярким, когда часть облаков. Солнечный свет также может перегревать комнату. Найдите термостат, если в комнате есть один. Правильно ли настроена температура? В большинстве случаев от 68 до 72 удобнее для большинства презентаций. Любые температуры вне этого диапазона могут отвлекать аудиторию от вашего сообщения. Находясь на низкой стороне, люди склонны четко мыслить и двигаться вперед. Устанавливаются на высокой стороне, они, как правило, обеспечивают меньший вклад и становятся вялыми в их участии.

Все отвлекающие факторы стоят вам сил. Можете ли вы контролировать температуру или вы должны попросить кого-то еще настроить ее для вас? Если нет контроля, будьте готовы запросить вентиляторов для горячих комнат и обогревателей для холодных. Это может потребовать времени, чтобы найти такое оборудование. Это еще одна причина, по которой вы должны проверить свой конференц-зал как минимум за час до того, как вам понадобится его использовать. Если вы не можете получить то, что вам нужно, попросите другую комнату. Узнайте, где бы ни были слышимые отвлекающие факторы, такие как звук, поступающий из соседней комнаты. Не оставляйте ничего случайного. Будет ли ваша аудитория подвержена визуальным отвлечениям, таким как столбцы и таблетки? Если да, переставьте комнату или переместите презентацию.

Как выглядит? Вызывает ли комната предложение участникам собрания сосредоточиться на вас? Или вид за окнами соревнуется за их внимание? Если это так, закройте шторы. Нет штор? Поверните стулья, чтобы участники аудитории спины к окнам. Если встреча достаточно важна, заблокируйте окна со складными экранами. Рассмотрим дверные проемы как потенциальные отвлекающие факторы. Закройте двери, если сможете. Прохожие создают непредсказуемые отвлекающие факторы. Если в дверях есть оконное стекло, на них наклеивается лента. Трудно конкурировать с лицом в окне. Если вы не можете закрыть двери, переместите стулья, чтобы они отдалились от них.

Проверьте свое оборудование Вы теряете «власть» быстро, когда ваше оборудование не работает. Итак, проверьте каждую часть оборудования, которое вы планируете использовать. Там все части? У вас есть власть? Можете ли вы разместить оборудование там, где хотите? Достигнуты ли удлинители? У вас есть удлинители ? Всегда используйте трехконтактный адаптер и трехходовую соединительную муфту. Проденьте провода вниз, чтобы никто не пролегал над ними и не отсоединил вас, не ударил по вашему оборудованию или не повредил себя. Удостоверьтесь, что у вас есть запасные лампы проектора. Предварительно установите слайд-лотки, накладные расходы, видеозаписи или другие видеоролики, где вы можете связаться с ними. Пройдите пробный прогон. Проверьте раздел. Работает ли свет? Установлен ли он на правильной высоте? Если вы используете стол для раздаточных материалов, вы можете разместить их там, где их можно быстро найти? Проверьте микрофон. Это работает? Если он не является беспроводным, вы можете переместить его туда, где он вам нужен? Проверьте стулья и столы. Удалите все поврежденные или поврежденные. На регулируемых стульях убедитесь, что все высоты сидений одинаковы (если вы не хотите поднять свои силы и наложить худшего критика намного ниже.) Убедитесь, что расстояние между рядами и проходами обеспечит удобный проход для инвалидов и других участников , Замените загрязненные столы, очищенные и порванные или загрязненные столы. Добавьте к этому списку все, что вам может понадобиться до, во время или сразу после презентации.

Traffic Control Способ управления потоком людей в вашу комнату или из нее — это еще один способ получить или потерять власть. Обычно это участники встречи, сами или их посланники, которые являются виновниками. Мы все испытали тактику тех, кто любит видимость и чувство важности, которые получают, когда другие прерывают поток судебных разбирательств, чтобы принести им сообщения. Неизменно, посланник использует соответствующие невербальные слова, чтобы показать, что он или она не собирался вторгаться. Тем не менее, другие участники обычно относятся к вторжению с молчаливым негодованием — если только они не босс, и они получают сообщение, или кто-то еще получает сообщение, и они хотят остановить процесс. Если вы чувствуете вы можете осуществлять некоторый контроль, вы можете попробовать разместить знаки за дверью. Для дипломатии и такта знаки могут гласить: «Как любезность участникам нашей встречи, пожалуйста, введите только тогда, когда эта дверь будет открыта». Кроме того, вы можете опубликовать заметку, которая советует участникам по той же причине отключать свои пейджеры перед входом. Кроме того, если у вас есть достаточные полномочия, вы можете заранее уведомить всех, что во избежание перерывов и повышения эффективности собрания доска объявлений будет вывешена за дверью и может быть проверена во время перерывов. Что касается телефонных звонков, вы можете отключить или отключить телефон в конференц-зале и проложить все звонки через регистратор. Нельзя всегда контролировать все. Однако, насколько вы можете выполнить любое из этих предложений, вы можете увеличить мощность вашего конференц-зала.

Aroma Power Для еще большего воздействия перед прибытием участников вы также можете вливать ароматы, которые могут влиять на то, как мы себя чувствуем, и — чрезвычайно — как мы реагируем. Как правило, аромат ванили — связанный с домашней выпечкой — вызывает чувство комфорта с детства. Ароматы на основе зеленого чая, такие как перечная мята, мята, базилик, орегано и даже свежая трава, могут стимулировать — как аромат свежего воздуха. Аромат кофе также может стимулировать и поощрять хорошие чувства, особенно когда ум связывает его с положительным опытом. Если аромат комнаты немного устареет, добавьте ароматы цитрусовых, такие как известь, грейпфрут, чтобы освежить пространство, говорит Трейси Пепе, консультант / алхимик в области маркетинга мошенничества и сенсорного дизайна. (http://www.noseknowsconsulting.com/). Автор «So, What» все обнюхивает? » (Nose Knows / 2000 / ISBN 0968707602), она добавляет, что продукты, которые инкапсулируют запах (например, Febreze) или продукты на основе эфирных масел, изменят химию помещения. Как предостережение, она указывает, что «не все ароматы делают одно и то же. Это зависит от того, откуда вы, от вашего культурного фона и от вашего жизненного опыта». Она добавляет: «Аромат влияет на 75% наших эмоций, больших воспоминаний». Поэтому она предупреждает: «Выбор правильного аромата в каждой ситуации является ключом к получению результатов, которые вы ищете».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *